Organisation JRJ (cahier des charges)

Cahier des charges JRJ Province du Luxembourg – dimanche 19 janvier 2014

Il revient à la Province de Luxembourg d’organiser les JRJ du dimanche 19 janvier 2014.
Le CP a décidé de proposer cette organisation à un club désireux de prendre en charge cette journée selon les points prévus ci-dessous.
En fonction des candidatures reçues, un tirage au sort sera effectué lors de la prochaine réunion (novembre 2013) du CP Lux pour déterminer le club organisateur.

Les JRJ se déroulent sur les sites suivants :
Filles : salle de l’Institut Technique Etienne Lenoir – Chemin de Weyler – 6700 Arlon
Garçons : salle de l’Hydrion – rue de l’Hydrion – 6700 Arlon
Accueil des équipes, arbitres et officiels vers 9H00 (responsables CP)

Une salle doit être mise à disposition en début de journée pour le briefing des arbitres.
Est-ce de la responsabilité du club de mettre à disposition cette salle ?

Durant toute la journée, le club organisateur se devra de :

1. mettre à disposition, sur chaque site, une personne (délégué) pour répondre aux besoins des différentes équipes, réception des feuilles de marque, ainsi qu’une pharmacie pour les premiers secours (coolpack, …).
2. préparer 150 lunchs paquets selon certains critères établis par l’AWBB. Chaque lunch paquet comprenant, au minimum, un grand sandwich, une boisson et un fruit (repas équilibré).
3. prévoir l’organisation d’un repas chaud exclusivement sur le site de l’ISI selon certains critères établis par l’AWBB pour les arbitres (18), les membres de la fédération (30) et les accompagnateurs (+150 personnes)
4. prévoir l’organisation d’une petite restauration sur le site de l’Hydrion pour les parents qui n’auraient pas réservé de repas.
5. prendre
en charge les buvettes sur les 2 sites (commande des boissons, réception du brasseur, gestion des bars, …)
6.
préparer les 2 salles (tables de marque, banc d’équipe, eau pour les équipes, chrono, marquoir, …)
7.
prévoir le rangement des 2 sites et des buvettes, en fin d’activité

Le CP intervient à hauteur d’un montant de 500 € pour les repas.
Les autres frais des points 2 et 3 sont à charge du club organisateur.
Une caution de 450,00 € devra être versée sur le compte du CP Lux (
IBAN : BE58 3670.1394.1579)

La journée se termine vers 18H30.

Les responsables provinciaux (Albert Marie-Hélène et Luc Henin) mandatés par l’AWBB ont charge d’intervenir auprès du club en cas de doute sur le bon déroulement de la journée.
Les bénéfices de cette journée sont intégralement conservés par le club organisateur.

Les candidatures sont à renvoyer avant le lundi 11 novembre 2013 à Luc Henin.

Pas de photo

Luc HENIN

Membre
Détection et Sélections Jeunes
(garçons)
Rue des Espagnols, 131
6700 ARLON

GSM privé : +32 (0)497 43 13 17
Tél privé : +32 (0)63 60 02 18
Fax privé : +32 (0)63 60 02 18

luc.henin@skynet.be